Mẹo vặt cho bạn khi sử dụng tin học văn phòng MicroSoft 2007

Các bạn ai có mẹo vặt khi sử dụng word, excel và power point chia sẻ tại đây nhé. Thanks.

Đây là 9 mẹo vặt hay để thầy cô soạn bài. Nó rất hữu ích cho thầy cô và những người dùng MS Word.

1/. Đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại

Thông thường nếu bạn soạn văn bản bằng tiếng Việt thì chuyện đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại là:
Gõ văn bản bằng chữ thường --> chọn font chữ Việt-hoa để "hô biến" thành chữ hoa và khi muốn quay về chữ thường thì chỉ cần đổi lại font.
Còn nếu khi bạn gõ tiếng anh, pháp mà không dùng mấy cái font việt đó thì làm thế nào. Rất đơn giản chỉ cần vài thao tác: chọn đoạn văn bản bằng cách bôi đen và nhấn giữ phím SHIFT + nhấn F3 đồng thời "hô biến" là bạn đã có ngay đoạn văn bản cùng nội dung khác hình thức rồi đó! Nếu muốn nó quay trở lại chữ thường thì chỉ cần ấn thêm một lần nữa là ok !

2/. Muốn mở nhiều file cùng một thao tác

Mỗi lần mở một file bạn phải trải qua một số thao tác:
Open --> hiện cửa sổ open;
Select file --> chọn file cần mở;
Đồng ý --> sẽ mở file đã chọn;

Nếu tiếp tục mở file thứ hai lại phải quay lại từng đấy thao tác ư? Không nên làm như vậy: chậm --> ảnh hưởng đến tài nguyên của bạn (thời gian) vả lại không chuyên nghiệp.

Mẹo: bạn chọn OPEN --> hiện lên cửa sổ OPEN. Tiếp đó nhấn giữ SHIFT và chọn số lượng file thoải mái. Cuối cùng là nhấn OK.

Vậy là bạn đã mở được nhiều file với chỉ một hành trình rồi đó !!!!

3/. Quay trở lại điểm xử lý cuối cùng

Giả sử bạn làm việc với một văn bản dài (có tới vài chục trang chẳng hạn). Khi bản di chuyển đến một vị trí khác để thực hiện một công việc khác và ngay sau đó bạn muốn quay trở lại điểm làm việc trước đó. Thay vì lật từng trang để tìm lại đoạn văn bản đó hãy nhấn tổ hợp phím SHIFT + F5.

Mình rất khoái cái chức năng này. Nếu không có nó thì mỗi lần ngồi dò tìm lại cũng hết hơi. Có lẽ do tính mình hay đãng trí !!!

4/. Chuyển trang nhanh trong word

Thông thường để chuyển nhanh đến một trang nào đó thì chúng ta dùng chức năng Go to page. Để thực hiện chức năng này đòi hỏi bạn dạo qua hàng thực đơn (menu) gồm: Edit / Go to/ Page. Đi dạo với người yêu thì ai cũng thích chứ đi dạo với bàn phím hay con chuột máy tính thì cũng chẳng máy ai hào hứng.

Nếu bạn dùng Windows - English version thì chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + G là chỉ trong nháy mắt cửa sổ Go to page hiện ra và chỉ cần một thao tác gõ số trang cần đến là OK. Tuy nhiên mình có gặp phải một vấn đề là khi nhấn Ctrl + G thì nó không hiện cửa sổ đó mà lại thực hiện chức năng "tô đậm chữ" (Bold : Ctrl + B) ấy. Thực ra cái phím gõ tắt này có thể định nghĩa theo người dùng nhưng không nhẽ đi một vòng quanh thế giới để sửa lại cái định nghĩa này cho hợp với mình???

Khó ló cái ranh. Loay hoay một hồi thì cũng tìm ra được một cách khác. Hóa ra chỉ cần click hai nhát vào số trang trên thanh trạng thái (status bar) nằm ở phía dưới cửa sổ của Word thế là cửa sổ Go to page ngoan ngoãn hiện ra.

Không tin bạn cứ thử xem sao ?

5/ Chức năng zoom in/out với chuột có chức năng lật trang

Nếu bạn đang xử lý văn bản trong word và con chuột của bạn có chức năng lật trang. Muốn zoom in/out để view hay quản lý văn bản của bạn, thay vì chọn phần trăm kích thước trên box zoom thì bạn có thể thao tác nhanh bằng cách:

Nhấn giữ Ctrl và lăn con lăn lật trang của chuột. Hiệu quả và chuyên nghiệp - bạn thử xem


6/ Format chữ trong AutoCorrect:

AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nó còn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thể làm được nhiều hơn thế.
Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được format - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc... Chức năng này thật tiện lợi khi soạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời... Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools > AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type.

Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừng quên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trong trường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add. Giờ thì mọi chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo.

7/ Phím tắt để gạch chân

Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím Ctrl + Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch một đường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng chữ. Sự khác biệt nằm ở đây!

8/ Format toàn văn bản

Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Có rất nhiều giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ thuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and Formatting. Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên style > chọn Modify.

Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi click OK để lưu lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style nhất định khi soạn thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ format được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ thay đổi theo.

9/ Tạo lập template yêu thích

Bạn thường xuyên dùng một số template từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình. Vậy tại sao bạn không "hô biến" template theo ý thích rồi lưu thành "của riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ Templates bằng cách vào menu File > New, chọn General Templates. Khi cửa sổ Templates xuất hiện, bạn chọn template yêu thích rồi di chuột xuống phần Create New, click chọn Template trước khi nhấn OK.

Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì bạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc "sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽ thấy Word đã thiết lập sẵn định dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cần dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates.

(Sưu tầm từ Internet)

Có lẽ trong thời điểm hiện nay, rất nhiều bạn dùng word hàng ngày, tuy nhiên để hiểu và sử dụng nó để làm việc hiệu quả nhất thì chúng ta vẫn còn phải tìm hiểu dài dài.
Thao tác sử dụng phím tắt cũng là thao tác quan trọng giúp các bạn tiết kiệm thời gian khi soạn thảo word, cá nhân tôi thấy đặc biệt quan trọng vì vậy post lên để các bạn cùng tham khảo và thực hiện khi sử dụng.
Tôi thu thập và liệt kê ra đây tổ hợp 45 phím tắt, các bạn hãy học dần nhé, kẻo đọc hết lại đau hết cả thủ rồi lại oán trách Quylx này.
1-CTRL + N: Mở thêm tài liệu mới để bắt đầu soạn thảo
2-CTRL + O: Mở tài liệu đã có
3-CTRL + S: Lưu tài liệu vào đĩa hiện thời
4-F12: Lưu tài liệu với tên khác, hoặc lưu vào đường dẫn khác (Tương tự Save As)
5-CTRL + X: Cắt tài liệu khi bôi đen
6-CTRL + Z: Phục hồi văn bản khi xoá nhầm (Undo)
7-CTRL + V: Dán văn bản vào vị trí con trỏ
8-CTRL + C: Copy tài liệu văn bản khi bôi đen
9-CTRL + L: Căn lề văn bản về phía trái
10-CTRL + R: Căn lề văn bản về phía phải
11-CTRL + E: Căn lề văn bản ở giữa (Center)
12-CTRL + J: Căn lề cả hai bên (chúng ta hay sử dụng)
13-CTRL + 1: tạo khoảng cách đơn giữa các dòng
14-CTRL + 5: tạo khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng
15-CTRL + 2: tạo khoảng cách đôi giữa các dòng
16-CTRL + F2: Xem tài liệu trước khi in (Preview)
17-CTRL + D: Chọn font chữ
18-CTRL + A: Bôi đen toàn bộ văn bản
19-CTRL + G: Nhảy đến trang số hoặc ấn F5
20-SHIFT + F5 hoặc (Ctrl+End): Nhảy đến trang cuối cùng
21-CTRL + B: Tắt/Mở chữ đậm
22-CTRL + I: Tắt/Mở chữ nghiêng (I)
23-CTRL + U: Tắt/Mở chữ gạch chân
24-CTRL + SHIFT + H: Tắt/Mở đánh không ra chữ
25-CTRL + SHIFT + =: Đánh chỉ số trên M3, Km2, X2
26-CTRL + =: Đánh chỉ số dưới H2SO4, X2
27-CTRL + SHIFT + W: Tắt/Mở chữ gạch chân đơn
28-CTRL + SHIFT + D: Tắt/Mở chữ gạch chân kép
29-CTRL + SHIFT + K: In hoa nhỏ
30-CTRL + SHIFT + A: In hoa cả
31-CTRL + SHIFT + Z: Trở về font chữ ban đầu hoặc CTRL + phím giãn cách (space)
32-CTRL + SHIFT + F: Đổi font chữ
33-CTRL + SHIFT + P: đổi cỡ chữ
34-CTRL + SHIFT + >: Tăng lên một cỡ chữ
35-CTRL + SHIFT + <: Giảm xuống một cỡ chữ
36-CTRL + ]: Phóng to chữ khi được bôi đen
37-CTRL + [: Giảm cỡ chữ khi được bôi đen
38-CTRL + F4 hoặc CTRL + W hoặc CLOSE: Đóng tài liệu
39-ALT + F4: Thoát (Exit)
40-CTRL + Enter: Ngắt trang
41-SHIFT + Enter: Ngắt dòng
42-CTRL + ESC: Bật nút Start trong Windows
43-CTRL + F10: Mở lớn hoặc thu nhỏ cửa sổ tài liệu
44-ALT + SHIFT + T: Chèn thời gian vào văn bản
45-ALT + SHIFT + D: Chèn ngày vào văn bản

Có lẽ với Word rất nhiều thứ để chúng ta cần học, tôi vừa post xong thì có một người bạn nói tôi rằng vẫn chưa hết phím tắt nên tôi lại liệt kê thêm một số phím nữa. Các bạn tham khảo và bổ sung thêm nếu các bạn còn biết thêm nhé.

1-Ctrl+0: Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
2-F7: Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
3-F4: Lặp lại lệnh vừa làm
4- Ctrl+Shift+S: Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động
5- Ctrl+M: Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)
6- Ctrl+Shift+M: Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab
7-Ctrl+T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab
8-Ctrl+Shift+T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab
9-Ctrl+F: Tìm kiếm ký tự
10-Ctrl+H: Tìm kiếm và thay thế ký tự
11-Ctrl+K: Tạo liên kết (link)
12-Start+D: Chuyển ra màn hình Desktop (start là phím có biểu tượng cửa sổ window trên bàn phím)
13-Start+E: Mở cửa sổ Internet Explorer, My computer
14-Ctrl+Alt+N: Cửa sổ MS word ở dạng Normal
15-Ctrl+Alt+P: Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout
16-Ctrl+Alt+L: Đánh số và ký tự tự động
17-Ctrl+Alt+F: Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang
18-Ctrl+Alt+D: Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó

Cảm ơn quylx, mình cũng hay dùng phím tắt trong MS Office, nhưng đúng là quylx có một series tổng hợp các phím này rất hay. Nhiều phím mình chưa từng biết, sẽ áp dụng ngay. Thanks lần nữa.