Làm chủ bản thân - quản lý thời gian

Để giúp các bạn có nhiều thời gian cho gia đình và bạn bè tôi xin trao đổi bí quyết để chúng ta có thể quản lý thời gian tốt hơn mà vẫn đảm bảo hoàn thành các công việc.

Đa số các nhà quản lý, cũng như tất cả chúng ta từng có suy nghĩ rằng: “Cả ngày bận rộn nhưng không biết bận vì việc gì, thời gian thì dường như không bao giờ đủ”.

Trong một quỹ thời gian có hạn, bạn làm được nhiều việc cùng lúc và đạt được hiệu quả công việc cao thì mới được xem là nhà quản lý xuất sắc. Như vậy bí quyết nào để vận dụng thời gian hiệu quả nhất? Rất đơn giản nhưng hầu như ít người làm được đó là chúng ta cần phân mức ưu tiên cho các công việc.

Tại sao phải phân mức ưu tiên? Theo Nguyên lý Pareto [Nguyên lý 80/20] (có rất nhiều điều quanh bạn đúng với nguyên lý này các bạn có thể tìm hiểu thêm) thì trong số các công việc trong ngày mà chúng ta thấy chúng ta cần phải làm thì chỉ có 20% công việc là quan trọng, và 80% công việc là không quan trọng (có thể làm sau hoặc giao nhân viên làm).




Phân mức ưu tiên thế nào? chúng ta có thể chia đồ thị phân mức ưu tiên cho công việc như hình vẽ, cột ngang là mức độ yêu cầu về thời gian, cột dọc là mức độ quan trọng.

Sẽ có 4 mức như sau:

1. Khẩn và quan trọng. Đó là những việc như đàm phán hợp đồng, họp với đối tác đầu tư, giao hàng đúng hẹn, thiết bị gặp sự cố, nghe báo cáo tình hình sụt giảm doanh số v.v… Những việc này bạn phải trực tiếp giải quyết ngay hoặc cùng nhân viên làm nhưng mình cũng tham gia cùng.
2. Quan trọng nhưng không gấp gáp. Đó là những kế hoạch trong tương lai gần như sáng tạo sản phẩm, đào tạo nhân tài, điều hành tổ chức, đinh hướng chiến lược kinh doanh v.v. Những công việc bạn có thể thực hiện nó một cách thư thả nhưng phải cẩn thận trọng từng khâu, công việc này tự bạn làm hoặc giao cho một nhóm nhân viên làm nhưng phải kiểm tra chặt chẽ và tỉ mỉ các công việc.
3. Khẩn nhưng không quan trọng. Đó là việc thông báo các văn bản hàng ngày, liệt kê những kế hoạch, tiếp nhận điện thoại, thẩm định giá v.v. Những công việc này yêu cầu cần thực hiện nhanh chóng nhưng bạn có thể giao cho nhân viên làm không cần trực tiếp làm nhưng phải giám sát chặt chẽ về thời gian.
4. Không quan trọng và không gấp gáp. Hội thảo, cuộc họp về kỹ thuật với tính chất của các công việc này, điều đầu tiên người quản lý nên làm là đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?” Câu trả lời là “Sẽ không phát sinh” thì bạn có thể giao cho nhân viên làm để nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng của nhân viên, còn bạn có thể ung dung bỏ qua, để đỡ mất thời gian.

Công việc như một cuộc chạy marathon, luôn xoay chuyển không ngừng và không dừng lại giữa chừng, do đó bạn nên thiết lập một kế hoạch tốt nhất cho mình, căn cứ theo tính chất công việc mà dành ra những khoảng “thời gian trống” để giải quyết vấn đề phát sinh.

Bạn nên dành tăng cường giao lưu nhân viên, tìm hiểu và trò chuyện thân mật hơn với họ, suy nghĩ và tổng kết những được, mất trong công việc, đặc biệt nên “tặng” bản thân những giây phút nghỉ ngơi quí giá, để tăng thêm sức lực và sự minh mẫn. Có như vậy, mọi thử thách của ngày mới sẽ trở nên vô cùng nhỏ bé.

quylx đã viết:Để giúp các bạn có nhiều thời gian cho gia đình và bạn bè tôi xin trao đổi bí quyết để chúng ta có thể quản lý thời gian tốt hơn mà vẫn đảm bảo hoàn thành các công việc.

Đa số các nhà quản lý, cũng như tất cả chúng ta từng có suy nghĩ rằng: “Cả ngày bận rộn nhưng không biết bận vì việc gì, thời gian thì dường như không bao giờ đủ”...

Cảm ơn bài viết hay, “nhà em” không kinh doanh, không làm quản lý thì có áp dụng được không nhỉ? Um, đơn giản vậy mà lâu nay hổng nghĩ ra.

Cảm ơn bạn Phúc, mình post cho mọi người xem và áp dụng, ví dụ là cho các doanh nhân nhưng mà mình nghĩ là bất kỹ ai cũng có thể áp dụng mà.

Chào Admin và tất cả mọi người,
Những bài này do tôi sưu tầm và có biên soạn lại, không hiểu có nên cho vào đây mục công nghệ sáng tạo không, nhưng tôi để chủ để này là "làm chủ bản thân". Admin mà thấy không phù hợp thì chuyển giùm chủ đề sang room khác cho phù hợp nhé.
Tiếp theo bài quản lý thời gian hiệu quả, tôi xin post bài "Làm thế nào để thoát khỏi bệnh trì trệ". Tất cả chúng ta dưới bất kỳ vị trí là nhân viên hay quản lý, lãnh đạo hầu như đều mắc phải căn bệnh này. Để làm việc một cách hiệu quả hơn mọi người hãy tham khảo bài viết và áp dụng nhé.
Tất nhiên áp dụng dần dần mới thành thói quen được, bản thân tôi cũng đang phải cố gắng tập.

Trì trệ là thói quen luôn trì hoãn công việc, nhiệm vụ của mình đến phút chót (nước đến chân mới nhảy để rồi 99% là quay cuồng chìm nghỉm). Nó có thể cản trở bạn trong rất nhiều thứ, như bỏ lỡ nhiều cơ hội trong công việc, nó khiến cho bạn luôn cảm thấy căng thẳng, thất bại rồi oán giận hay tội lỗi, rùi lại còn đổ lỗi cho người khác cũng như mình, lại thêm căng thẳng, tâm trạng...

Nguyên nhân gây bệnh trì trệ? Những lời khuyên thiết thực để vượt qua nó.

1. Nguyên nhân thứ nhất

Đầu tiên, nguyên nhân chính của thói quen trì trệ là lúc nào bạn cũng nghĩ rằng mình bị bắt buộc làm một việc gì đó. Mà không nghĩ rằng công việc bạn đang làm chính là do lựa chọn của bản thân.

Khi bạn nghĩ bị ép buộc phải làm một việc mà do cấp trên giao cho. Thì tự nhiên trong bạn sẽ nảy sinh cảm giác oán trách và muốn nổi loạn. Khi đó thói quen trì trệ sẽ xuất hiện như là một cơ chế để bảo vệ bạn khỏi những cảm giác tiêu cực (nỗi đau) đó. Nếu việc đó có thời hạn (deadline) mà bạn không bắt đầu làm việc luôn thì càng gần đến ngày đó, cảm giác tiêu cực, đau đớn trong bạn sẽ càng lớn đến mức không thể chịu nổi.
Lời khuyên cho nguyên nhân thứ nhất này là bạn nên biết và chấp nhận quan điểm là mình không phải làm bất cứ việc gì mà bản thân mình không muốn. Mặc dù có thể có những hậu quả nghiêm trọng (nếu bạn không làm việc đó) nhưng bạn luôn có quyền được lựa chọn. Không ai ép buộc phải làm công việc theo cái cách mà bạn đang làm cả. Bạn được như bây giờ cũng chính là kết quả cũng tất cả những lựa chọn, quyết định của riêng bạn, phải không? Nếu không thích công việc, cuộc sống bây giờ thì bạn luôn được quyền đưa ra quyết định khác, và nó sẽ dẫn tới những kết quả khác. Lưu ý là có một số lĩnh vực, khía cạnh khác của cuộc sống mà bạn không trì trệ chút nào, điều này xảy ra đối với cả những người bệnh nặng nhất. Ví dụ như bạn có thể chưa bao giờ bỏ qua buổi phát sóng nào của một chương trình TV yêu thích ("Sex and the city” chẳng hạn, hihi), hoặc là bạn vẫn đều đặn hàng ngày đọc tin và tham gia thảo luận ở một diễn đàn nào đó trên mạng. Trong tất cả những trường hợp trên, bạn luôn là người có quyền tự do lựa chọn.

Do vậy, nếu bạn chọn trì hoãn làm một việc nào đó mà bạn phải làm thì hãy nhớ rằng đó là ... vì bạn muốn thế, là mong muốn của chính bản thân bạn.
Hãy tiếp nhận công việc được giao một cách tự nguyện, chủ động, cởi mở nếu bạn được giao một công việc đúng sở thích, đúng chuyên môn bạn sẽ thấy bớt cảm giác trì trệ, ngược lại bạn có thể nói rõ ngay với cấp trên của mình rằng bạn không thích công việc đó và bạn chở một công việc khác mà bạn thích.

2. Nguyên nhân thứ hai

Nguyên nhân thứ hai là bạn luôn nghĩ rằng mình vừa được giao phải hoàn thành một nhiệm vụ rất to lớn, và như vậy thì gần như chắc chắn là bạn sẽ lại trì hoãn nó. Khi bạn phải tập trung nghĩ về ý tưởng hoàn thành một nhiệm vụ mà bạn không hiểu rõ tất cả công đoạn của nó thì sẽ làm nảy sinh cảm giác ngập lụt hoặc quá sức. Từ đó bạn luôn gắn cảm giác tiêu cực này với công việc và trì hoãn nó càng lâu càng tốt. Ví dụ như nếu bạn tự nói với mình “Tôi phải phát hành một trò chơi mới cho năm nay” hoặc là “Tôi phải sửa cái lỗi này” thì chắc là bạn sẽ lại thấy cảm giác ngập lụt/quá tải rồi lại trì hoãn nó.

Lời khuyên để giải quyết cho vấn đề này là bạn hãy nghĩ về việc bắt đầu làm một phần nhỏ của công việc thay cho việc lúc nào cũng nghĩ rằng bạn phải hoàn thành toàn bộ việc đó. Hãy thay câu hỏi “Làm thế nào để tôi hoàn thành nó đây?” bằng “Công đoạn nhỏ đầu tiên mà tôi có thể bắt đầu ngay bây giờ là gì?”. Bạn có thể bắt đầu chỉ bằng việc nặn ra vài ý tưởng, lập một danh sách những mục đích nho nhỏ mà bạn muốn đạt được. Đừng bận tâm về việc phải hoàn thành bất cứ cái gì.

Chỉ tập trung vào những gì bạn có thể bắt đầu làm, ngay từ bây giờ. Nếu bạn cứ lặp đi lặp lại như vậy, cuối cùng sẽ đến lúc bạn bắt đầu làm phần việc cuối cùng và kết thúc nó cũng là hoàn thành xong cả nhiệm vụ lớn lao kia.

3. Nguyên nhân thứ ba

Nguyên nhân thứ ba là do bạn quá cầu toàn. Ý nghĩ rằng bạn sẽ phải phát hành một phần mềm hoặc làm một website hoàn hảo sẽ khiến cho bạn thậm chí là không thể bắt đầu làm việc được. Tin rằng mình sẽ phải làm một cái gì đó hoàn hảo, lí tưởng sẽ khiến có bạn trở nên căng thẳng, và gắn cảm giác đó với nhiệm vụ mà bạn đang muốn lẩn tránh đó. Suy nghĩ này làm bạn sẽ trì hoãn công việc cho đến khi nào có thể, để trong thời gian đó bạn có thể tìm ra giải pháp nào đó. Lúc này bạn không có thời gian để hoàn thành việc một cách hoàn hảo nữa, thì bạn tự giải thoát bằng cách tự nói với mình rằng giá mà bạn có đủ thời gian ... Nếu bạn không có một cái thời hạn cụ thể nào thì chắc là bạn sẽ trì hoãn nó vô thời hạn. Nếu bạn vẫn chưa bắt đầu viết chương trình mà bạn cho rằng mình cần phải viết, có phải đó là do bạn quá cầu toàn?
Lời khuyên cho ban trong tình huống này là hãy nghĩ rằng mình chỉ là một con người mà thôi. Liệu bạn có tìm ra được phần mềm nào hoàn hảo về mọi mặt? Tôi chắc là không! Hãy nhận ra rằng một việc chưa hoàn hảo bạn làm được trong ngày hôm nay thì luôn tốt hơn là một thứ hoàn hảo đang bị trì hoãn vô thời hạn. Nguyên nhân cầu toàn cũng có nhiều liên quan nguyên nhân thứ hai đã nói ở trên.

Hãy thay hình ảnh về một nhiệm vụ to lớn, hoàn hảo trong đầu bạn bằng chỉ một công đoạn nhỏ đầu tiên và không hoàn hảo. Bản thảo đầu tiên có thể rất là sơ lược, nhưng bạn luôn có thể hiệu chỉnh nó về sau.

4. Nguyên nhân thứ tư

Nguyên nhân thứ tư là ý nghĩ rằng làm việc sẽ lấy đi của bạn nhiều thứ, chẳng hạn như những thú vui trong cuộc sống. Bạn sẽ nghĩ là, để hoàn thành dự án này, liệu bạn có phải dẹp bỏ tất cả những quan tâm, thú vui khác của mình sang một bên? Bạn có nói với mình rằng bạn sẽ phải sống tách biệt, phải làm việc nhiều giờ trong hàng ngày, bạn không bao giờ được gặp gia đình và không có chút thời gian nào để giải trí cả? Đó không phải là một động cơ tốt để làm việc, tuy nhiên nhiều người lại mắc phải nó. Và khi đó, căn bệnh trì trệ rất dễ nảy sinh.

Cách giải quyết tốt nhất chỉ đơn giản là làm ngược lại. Trước hết, hãy giữ những thú vui cuộc sống và xây dựng công việc của bạn xung quanh chúng. Điều này có vẻ sẽ khiến công việc của bạn không được năng suất lắm, nhưng liệu pháp tâm lí ngược này thực ra rất có hiệu quả. Hãy phân bổ thời gian trong một tuần của bạn cho gia đình, cho các thú vui giải trí, cho tập thể dục, những hoạt động xã hội và sở thích cá nhân trước. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn có đủ thời gian cho những gì mình yêu thích nhất. Sau đó thì bạn mới sắp xếp thời gian còn lại cho công việc. Những con người thành đạt trong bất cứ lĩnh vực nào đều là những người có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn và làm việc ít hơn so với những người khác.

Nếu coi thời gian làm việc là nguồn tài nguyên quí hiếm thay vì coi là một con quái vật lần chiếm hết mọi khía cạnh khác của cuộc sống, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy cân bằng hơn và sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Người ta đã chỉ ra rằng, thời gian làm việc tối ưu cho một tuần đối với hầu hết các nhân viên là 40-45 giờ. Làm việc nhiều hơn thực ra lại phản tác dụng về cả năng suất lẫn động cơ làm việc. Ngược lại, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ cho mình làm vài giờ trong một tuần? Nếu tôi nói với bạn rằng “Bạn chỉ được phép làm 10 giờ trong tuần này?” Khi đó cảm giác bị tước bỏ sẽ xoay chiều, thay vì nghĩ rằng công việc tước bỏ đi thời gian giải trí, bạn có thể đang nghĩ rằng mình bị tước bỏ đi công việc. Bạn sẽ thay câu nói “Tôi muốn chơi” bằng “Tôi muốn làm việc”, khi đó bạn sẽ trở thành một người hăng hái với công việc hơn bao giờ hết, bệnh trì trệ cũng tự nhiên biến mất.

Chúc tất cả các bạn thành công!